Arsip adalah memori kolektif bangsa. Arsipnya BAKOSURTANAL berarti bagian dari memori kolektif bangsa Indonesia ini, yang merupakan jatidiri. Jadi arsip BAKOSURTANAL merupakan bagian jatidiri Negara Kesatuan Republik Indonesia . Negara Indonesia tidak lengkap kalau tidak ada BAKOSURTANAL.
Demikian salah satu bagian isi ceramah Joko Utomo, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada hari Rabu, 8 Maret 2006 di Auditorium BAKOSURTANAL. Pada kesempatan itu hadir Kepala BAKOSURTANAL R.W. Matindas, Sekretaris Utama - Sukendra Martha, Deputi Bidang SDSA - Aris Poniman, Deputi Bidang Pemetaan Dasar – Chaerul Hafidin, Deputi Bidang IDS – Henny Lilywati, dan para pejabat eselon I, II, III, IV, dan para arsiparis di lingkungan BAKOSURTANAL. Dari ANRI, selain Kepala ANRI Joko Utomo, hadir pula Deputi Bidang Konservasi Arsip Nasional - Asikin.
Di BAKOSURTANAL terdapat 32 pejabat fungsional arsiparis, 10 diantaranya akan dilatih pada tahun 2006. Sedangkan 13 arsiparis sedang dalam proses usulan pengajuan angka kredit, mulai dari arsiparis madya, golongan VI A sampai dengan yang terendah II C arsipasir pelaksana.
Sebelum ceramah dimulai, Kepala BAKOSURTANAL R.W. Matindas memberikan sambutan singkat. Dalam sambutannya, Matindas mengatakan ceramah Kepala ANRI penting bagi kedua lembaga karena ada dua alasan. Pertama, sebagai lembaga pemerintah harus berperan di dalam menata arsip; kedua, ada banyak sekali kesamaan antara ANRI dan BAKOSURTANAL. ”Kedua institusi ini adalah institusi memori, karena mempunyai banyak sekali memori dari sejarah Indonesia berdiri hingga tahun ini dengan jangkauan sekian ratus tahun. Di BAKOSURTANAL, kita juga mempunyai memori mengenai permukaan rupa bumi dan perubahannya”, ungkap Matindas.
Kesamaan yang kedua adalah dalam pelayanan publik. BAKOSURTANAL mengumpulkan data spasial untuk masyarakat luas dipergunakan sebesar-besarnya untuk pembangunan nasional. Demikian pula dengan ANRI, yang memberikan akses terhadap informasi-informasi kepada masyarakat luas dengan tata cara yang berlaku.
Ketiga, dengan hadirnya teknologi informasi dan komunikasi telah menuntut kedua institusi memanfaatkan the new technology untuk memberikan pelayanan yang lebih cepat. Visi BAKOSURTANAL adalah pembangunan infrastruktur data spasial nasional, yang sebetulnya adalah meletakkan data-data baru untuk memungkinkan Information Technology dapat beroperasi dengan lancar, yaitu memberikan pelayanan berbasis elektronik. ”Di ANRI demikian halnya, peralihan ke basis data dan ke electronic services menjadi suatu kebutuhan juga”, ujar Matindas.
Joko Utomo, dalam ceramahnya mengungkapkan bahwa ANRI memiliki visi menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa. Arsip pada dasarnya mempunyai 2 fungsi. Pertama, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan pemerintahan dan pembangunan. Arsip-arsip ini pada dasarnya tidak serta merta dapat dilihat oleh publik. Banyak hal-hal yang masih bersifat rahasia. Kedua, dalam konteks ini adalah arsip atau dokumen yang sudah statis artinya tidak digunakan dalam penyelenggraan pemerintahan dan pembangunan tetapi mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional.
Dicontohkan oleh Joko Utomo, pada awal setelah kemerdekaan tahun 50-an banyak pemberontakan-pemberontakan; PRRI/Permesta, DI/TII dan sebagainya. Arsip-arsip pemerintah, terutama TNI, pada waktu itu pasti tertutup. ”Setelah perjanjian antara pemerintah RI dengan GAM, semula arsip-arsip pemerintah RI, pasti, apalagi arsip TNI pasti tertutup buat umum termasuk GAM. Demikian juga sebaliknya. Dengan memahami permasalahan ini secara jernih, suatu ketika kita akan melihat bagaimana ini bisa terjadi? Nantinya dengan membuka arsip GAM, kita akan jadi tahu mengapa mereka menjadi GAM”, papar Joko Utomo. Dalam konteks ini pula kalau kita melihat dengan kepala dingin, nantinya kita dapat mengetahui mengapa PRRI/Permesta dulunya berontak. Lanjut Joko Utomo, ”kita bisa mengetahui latar belakangnya, sehingga diharapkan arsip-arsip itu menjadi pemersatu”.
Di akhir acara ini, Kepala ANRI dan Kepala BAKOSURTANAL berkesempatan untuk saling menukar cinderamata. Ceramah yang diadakan di Auditorium BAKOSURTANAL, berlangsung kurang lebih 2 jam.
