Badan Informasi Geospasial

Bersama Menata Indonesia yang Lebih Baik

Penjajakan Kerja Sama Pembenahan Arsip Aktif dan Inaktif dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI

Berita Geospasial, Cibinong –  Sesuai amanah Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial disampaikan pada salah satu pasalnya bahwa Penyimpanan dan Pengamanan Data Geospasial (DG)  dan Informasi Geospasial (IG) dilakukan sesuai standar prosedur penyimpanan dan mekanisme penyimpanan untuk pengarsipan DG dan IG baik dalam bentuk media cetak maupun elektronik. Adapun penerapannya di Badan Informasi Geospasial (BIG) sebagai wali data DG dan IG dengan dilaksanakannya Perka BIG Nomor 12 Tahun 2013 tentang Standar Prosedur Penyimpanan dan Mekanisme Penyimpanan Untuk Pengarsipan DG dan IG.

Untuk mendukung hal tersebut, diperlukan pembinaan dan pengawasan yang melekat pada setiap unit kerja dalam mengelola arsip tanpa terkecuali Pusat Penelitian, Promosi dan Kerja Sama (PPKS). Sebagai bentuk tanggung jawab BIG kepada negara dan masyarakat, maka Kepala Pusat PPKS berkomitmen melakukan pembenahan arsip aktif dan inaktif di lingkungan kerjanya bersama dengan Pusat Jasa Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Pada Kamis, 11 Juli 2018 bertempat di Ruang Rapat Pusat PPKS Kepala Pusat PPKS, Ibu Wiwin Ambarwulan menerima tim ANRI tersebut didampingi oleh Ibu Eti Hermayanti, Kepala Subbag Persuratan dan Kearsipan beserta sejumlah arsiparis BIG khususnya di lingkungan PPKS. Hadir dalam acara tersebut, Kepala Pusat Jasa Kearsipan ANRI, Bapak Drs. Amieka Hasraf, M.M didampingi oleh Ibu Dra. Diah Tjaturini, M.M, Kepala Bidang Jasa Sistem dan Penataan Arsip beserta jajarannya datang berkunjung ke BIG untuk bersilaturahmi dan memaparkan mekanisme jasa pembenahan arsip melalui Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Dalam paparannya, Bapak Amieka berpesan bahwa bilamana nanti arsip PPKS sudah tertata rapi maka mutlak diperlukan ruangan khusus untuk penyimpanan yang bukan merupakan tempat umum karena keberadaan arsip itu begitu komplek dan harus tersusun rapi. Hal yang terakhir disampaikan bahwa komitmen pimpinan untuk membenahi arsip harus lebih kuat pengaruhnya dibandingkan dengan komitmen bawahannya

Ibu Wiwin menyatakan berniat merapikan arsip di PPKS untuk memudahkan semua pekerjaan PPKS di mana di antara dari keempat eselon tiga yang dipimpinnya memiliki tugas dan fungsi berbeda satu sama lainnya, sehingga membutuhkan penanganan arsip yang khusus pula. Keempat eselon 3 tersebut diantaranya Balai Layanan Jasa dan Produk berisi mengenai pelayanan Jasa dan Produk IG kemudian Balai Pendidikan dan Pelatihan Geospasial berisi mengenai pengadaan diklat geospasial lalu Bidang Promosi dan Kerja Sama berisi kegiatan kepromosian BIG dan Kerja Sama BIG dengan sejumlah instansi dan terakhir bidang Penelitian berisi berbagai kajian dan penelitian kebumian yang dilakukan para peneliti BIG.

Beliau juga menyampaikan bahwa anggaran yang dimiliki PPKS untuk pembenahan arsip ini terbatas, maka perlu dilakukan kerja sama pembenahan secara bertahap dengan anggaran yang dimiliki. Bila memungkinkan pekerjaan pembenahan arsip ini bisa dilakukan di tahun 2018 dengan ketersediaan anggaran yang mungkin bisa dilakukan untuk tahun berjalan ini. Kemudian di lanjutkan di tahun berikutnya sampai arsip tersebut benar-benar tertata. Adapun kelompok arsip yang dibenahi adalah arsip aktif dan inaktif dimulai dari 2016. Untuk tahun 2017 dan tahun berikutnya menjadi tanggung jawab para arsiparis BIG. Mutasi ruangan dan adanya renovasi ruang kerja PPKS menjadi salah satu faktor arsip di PPKS menjadi tidak beraturan.

Usai pertemuan di ruang rapat PPKS, tim dari ANRI meninjau langsung keberadaan arsip di masing-masing ruang kerja eselon 3 PPKS. Tim ANRI juga berkunjung ke ruang arsip TU Sekretaris Utama BIG dan TU Inspektorat BIG. (AS/NU)