Badan Informasi Geospasial

Bersama Menata Indonesia yang Lebih Baik

Diklat Manajemen Proyek Ciptakan Sistem yang Efektif dan Efisien

Jakarta, Berita Geospasial BIG - Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) seseorang, baik melalui jalur akademis, maupun melalui proses pendidikan dan pelatihan yang diberikan oleh instansi tempat bernaung, maupun instansi luar. Peningkatan SDM ini penting dilakukan untuk peningkatan kompetensi dan keahlian seseorang, yang tidak hanya bermanfaat bagi individu tersebut, tapi juga bagi lembaga/instansi tempat bernaungnya. Adapun perkembangan perindustrian dan perekonomian suatu negara juga mendorong SDM yang ada untuk memiliki sistem manajemen yang berdasar pada ketepatan, kecepatan, ketelitian, ekonomis, dan keamanan.

Salah satu cara mengembangkan suatu instansi atau lembaga adalah melalui pelaksanaan proyek, baik yang berskala besar maupun kecil, dan dilakukan secara internal maupun eksternal. Badan Informasi Geospasial (BIG) sebagai salah satu Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK) yang bergerak di bidang penyelenggaraan Informasi Geospasial (IG) Dasar, IG Tematik, dan Infrastruktur IG, juga seringkali melaksanakan kegiatan yang bersifat proyek. Untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan, serta metode pengendalian proyek agar efektif dan efisien, BIG bekerja sama dengan PPM Manajemen menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan (diklat) "project management" atau manajemen proyek pada tanggal 4-6 Juni 2015.

Diklat yang berlangsung di PPM Manajemen,  Jalan Menteng Raya 9, Jakarta tersebut diikuti oleh 24 peserta dari staf BIG sebanyak 24 jam dalam 3 hari. Melalui diklat ini nantinya peserta diharapkan mampu merencanakan dan mengendalikan kegiatan proyek. Secara garis besar ada 4 materi yang didapatkan peserta, yaitu terkait: pengantar manajemen proyek, perencanaan proyek, pengendalian proyek, dan manajemen risiko.

Pada hari pertama, peserta diterima oleh pemimpin pelatihan, sekaligus instruktur untuk hari itu, Bambang Adi Subagiyo. Apa itu proyek serta ciri-cirinya menjadi topik yang dibahas Bambang. Proyek sendiri adalah suatu kegiatan/usaha, dimana sumber daya manusia, material dan finansial diorganisir dengan suatu cara baru (novel way), untuk menghasilkan suatu lingkup (scope) produk/'service' yang unik, dengan batasan-batasan (constraints) biaya, waktu, dan mutu tertentu, sehingga memberikan manfaat bagi organisasi/perusahaan. "Ada empat unsur utama dalam proyek yang perlu dipahami, yaitu biaya, waktu, mutu, dan scope", jelas Bambang.

Sedang beberapa pihak yang terlibat dalam kegiatan proyek adalah pemimpin proyek, pengguna, pelaksana, pendana, dan pengatur. Dalam proyek terdapat 5 fase yang harus dilalui, yaitu fase konseptual, perencanaan, eksekusi, monitoring dan kontrol, serta fase penutupan. Pada kesempatan itu peserta diklat selain mendapatkan materi secara lisan, juga melakukan kegiatan latihan praktik merencanakan proyek dengan tema yang telah disediakan instruktur. Peserta dibagi ke dalam kelompok-kelompok, kemudian berdiskusi terkait kasus yang telah disediakan.

Pada tema perencanaan proyek, peserta diklat belajar cara merumuskan maksud/manfaat proyek, sasaran proyek, cakupan kegiatan proyek, struktur rincian kegiatan (work breakdown structure/WBS), jadwal kegiatan proyek, alokasi sumber daya proyek, serta menentukan anggaran proyek. Pada materi terkait penjadwalan dan alokasi sumber daya proyek, Bambang menjelaskan bahwa hal itu penting agar penyelanggara mampu menjadwalkan dan mengendalikan eksekusi/implementasi suatu proyek. Peserta diajarkan cara membuat jaringan kerja dan nomor even. "Aktivitas tidak kritis, bila terlambat masih dalam batas float, maka proyek tidak terlambat. Sementara aktivitas kritis, bila terlambat, maka seluruh proyek ikut terlambat", paparnya menjelaskan pentingnya mengetahui aktivitas kritis suatu proyek demi kelancaran seluruh bagiannya. Setelah berlatih berhitung dan membuat diagram, peserta belajar mengenai cara mengalokasikan sumber daya seawal mungkin dan seakhir mungkin, serta bagaimana bila sumber daya terbatas.

Pada hari kedua peserta mendapatkan pengajaran dari instruktur yang berbeda, yaitu Daniel David Parsaoran yang melanjutkan paparan terkait perencanaan proyek serta pengendalian proyek. Ia memulai pengajarannya dengan menggambarkan bagan proses suatu proyek dari perencanaan hingga pengendalian. "Dalam estimasi biaya proyek ada 2 hal yang harus diperhatikan, yaitu biaya langsung dan biaya tidak langsung", tegasnya.  Biaya langsung meliputi pengadaan sumber daya yang langsung terkait dengan pelaksanaan kegiatan yang tercantum pay item kontrak. Sementara biaya tidak langsung adalah biaya lain yang terkait dalam penyelenggaraan proyek, dan dinyatakan secara eksplisit.

Pada bab ini peserta diajarkan untuk membuat ilustrasi rincian biaya proyek, dengan permasalahan yang telah ditentukan oleh instruktur.  Setelah mendapatkan rincian biaya proyek, peserta yang telah dibagi ke dalam kelompok-kelompok kemudian membuat arus kas dan kurva-s nya. Materi berikutnya terkait pengendalian biaya dan waktu proyek. Materi ini penting sebagai perbandingan apakah kemajuan proyek yang telah dilaksanakan sesuai dengan jadwal proyek yang telah direncanakan. Peserta kembali membuat hitung-hitungan sesuai dengan rumus yang diberikan. Ukuran kinerja waktu proyek dinyatakan dalam Schedule Performance Index (SPI), sementara ukuran biaya proyek dinyatakan dalam Cost Performance Index (CPI). Untuk perbaikan kinerja waktu bisa dilakukan melalui crash program yang diprioritaskan untuk sisa kegiatan yang termasuk dalam kegiatan kritis. "Sedang untuk peningkatan kinerja biaya dapat dilakukan dengan peningkatan utilisasi sumber daya alat atau tenaga kerja, pengurangan material sisa, dan sebagainya", ungkap Daniel.

Pada hari ketiga peserta kembali bertemu dengan instruktur Bambang Adi Subagiyo. Materi yang diberikan masih terkait pengendalian proyek dan manajemen risiko. Dalam suatu proyek perlu dipahami siapa saja stakeholder yang terlibat di dalamnya. Setelah ditentukan, kemudian dilakukan analisis terkait perlakuan yang harus diberikan kepada stakeholder tersebut, serta bagaimana posisinya dalam pelaksanaan proyek ini. Peserta kembali diajak melakukan analisis siapa saja serta bagaimana posisinya para stakeholder yang ada di BIG. Hal lain yang turut diajarkan adalah terkait pengendalian dokumen, dimana hal itu penting mengingat dokumen proyek cukup banyak. Ada 5 cara yang bisa dilakukanm yaitu dengan memberi kode, cap, warna yang berbeda, ukuran yang berbeda, dan diberi strip yang saling berkaitan, sehingga bila satu hilang/dipinjam bisa langsung terlihat.

"If something fix, broke it. If something broke, fix it", demikian disampaikan Bambang dalam memulai materi manajemen risiko. Manajemen risiko penting dalam semua kegiatan proyek hal ini dikarenakan apa sudah direncanakan sekarang belum tentu akan bisa berjalan seratus persen sesuai dengan harapan di masa depan. "Tidak ada yang bisa melihat masa depan", imbuh Bambang. Risiko selalu ada, oleh karena itu dalam menjalankan suatu kegiatan atau proyek perlu dipertimbangan masak-masak risikonya. "Biaya risiko harus lebih kecil dari biaya proyek, kecuali kalau memang itu adalah proyek vital", tandasnya.

Keberhasilan suatu proyek bergantung pada sejauh mana proyek tersebut dapat memenuhi kriteria keberhasilan proyek. Kriteria tersebut antara lain : manfaat proyek, kualitas proyek , jangka waktu penyelesaian dan biaya yang dikeluarkan. Oleh karena itu, agar proyek dapat berjalan dengan baik dan memenuhi kriteria di atas, maka diperlukan kesiapan sumber daya manusia yang akan menanganinya. Untuk mengelola proyek yang besar dan berisiko tinggi dengan berhasil diperlukan alat manajemen yang efektif dan menyeluruh. Sifat proyek yang unik akan mempertemukan tim proyek kepada berbagai ketidakpastian dengan segenap risikonya, yang tentu akan berpeluang untuk timbulnya konflik yang akan mengganggu stabilitas tim dan kesuksesan pelaksanaan proyek itu sendiri.

Disinilah pentingnya memiliki pengetahuan terkait manajemen risiko. Peserta diklat pun kemudian kembali diskusi mengerjakan tugas yang telah diberikan untuk kemudian dibahas bersama. Hari ketiga diklat ini merupakan hari terakhir diklat manajemen proyek. Peserta yang telah mengikuti dari awal sampai akhirpun mendapatkan sertifikat sebagai tanda telah mengikuti diklat. Semoga ilmu yang telah didapatkan peserta melalui kegiatan diklat ini dapat diterapkan dalam pekerjaan, serta menjadi tambahan ilmu yang berguna bila menghadapi hal-hal tersebut diatas di masa yang akan datang. (LR/TR)