Badan Informasi Geospasial

Bersama Menata Indonesia yang Lebih Baik

BIG Selenggarakan Workshop bagi Pengelola Sistem Layanan Dokumen Hukum

Bogor, Berita Geospasial - Dalam rangka meningkatkan pelaksanaan kegiatan pelayanan dokumen hukum secara daring/online di Badan Informasi Geospasial (BIG), maka diselenggarakan Workshop Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mendukung kegiatan layanan tersebut. Acara diadakan di Taman Bukit Palem Resort, Caringin, Bogor, pada hari Rabu-Jumat, tanggal 21-23 Februari 2018. Sebagai peserta adalah para pengelola Sistem Informasi Layanan Dokumen Hukum (LDH) yang terdiri dari perwakilan unit-unit teknis yang ada di BIG. Kurang lebih sebanyak 50 orang hadir mengikuti acara workshop tersebut.

Acara dimulai dengan pembukaan oleh Kepala Bagian Hukum, Ida Suryani, yang menyampaikan ucapan selamat datang dan selamat mengikuti kegiatan kepada para peserta. Harapannya para pengelola LDH dapat memanfaatkan acara ini untuk bersama-sama belajar dan meningkatkan performa LDH ke depannya. Setiap saran dan masukan demi kemajuan LDH sangat diharapkan. Menutup sambutannya, Ida kemudian memberikan penghargaan kepada drafter dokumen hukum dan pengelola LDH terbaik di tahun 2017. Pemenangnya jatuh kepada Desi Afrina dari Biro Perencanaan, Kepegawaian dan Hukum (Biro PKH) sebagai drafter dokumen hukum terbaik tahun 2017. Kemudian untuk pengelola LDH terbaik tahun 2017 jatuh kepada Risky Kurniawan dari Pusat Standarisasi dan Kelembagaan Informasi Geospasial (PSKIG) BIG.  

Rangkaian acara diteruskan dengan paparan dan simulasi terkait Sistem Informasi LDH secara eletronik yang menjelaskan terkait proses bisnis praktis, proses bisnis yang diharapkan, serta stage-action diagram. Proses bisnis praktis menjelaskan tentang pemetaan alur kerja, struktur organisasi biro hukum dan kategorisasi layanan dokumen hukum. Sementara proses bisnis yang diharapkan menjelaskan tentang identifikasi peranan dalam sistem, identifikasi lembar pengesahan, pejabat pengesahan, koreksi pejabat pengesahan, koreksi lembar pengesahan, dan perubahan alur kerja.

Proses bisnis praktis berlangsung secara berulang dari internal Biro PKH, terutama bagian hukum, dengan antara unit teknis di BIG. Ada 2 level dalam proses bisnis praktis. Pertama level produksi dan administrasi meliputi autorisasi menjalankan proses, serta level approval draft produk hukum terkait autorisasi persetujuan. Ada 4 golongan pengguna berdasarkan perannya dalam sistem alur kerja, yaitu Pengguna, Admin Hukum Utama, Drafter, Kasubbag Peraturan Perundang-undangan atau Kepala Bagian Hukum. Pengguna LDH merupakan staf yang telah ditunjuk dari setiap Biro, Pusat atau Inspektorat yang ada di BIG. Masing-masing pengguna dari Biro, Pusat, dan Inspektorat akan memiliki beberapa userID yang disesuaikan dengan kebutuhan untuk berinteraksi dengan sistem alur kerja. Rangkaian langkah berikutnya adalah pengesahan dari sisi pejabat pengguna, untuk mencatat dan memantau proses pengesahan dari pejabat pengguna. Langkah ini diwakilkan oleh satu stage “Pengesahan” dengan memasukkan semua pejabat yang akan melakukan pengesahan.

Pengguna berikutnya adalah Admin Hukum Utama, yang merupakan petugas dari Biro PKH. Tugasnya adalah memeriksa kelengkapan dan validasi dari setiap permintaan, melakukan pembagian permintaan dokumen kepada drafter-drafter sesuai dengan pembagian tugas internal Biro Hukum, dan membuat lembar pengesahan dan meminta tanda-tangan dari Kabag dan Kasubag untuk dokumen hukum yang sudah melalui persetujuan Kabag dan Kasubag. Kemudian adalah drafter, yaitu staf internal Biro PKH, Bagian Hukum, dengan tugasnya adalah pembuatan draft dokumen hukum dan melakukan koreksi substansi dan Lampiran dari setiap permintaan dokumen hukum.

Selanjutnya adalah Kasubbag Peraturan Perundang-Undangan yang melakukan persetujuan terhadap dokumen hukum dari drafter. Kemudian ada Kepala Bagian Hukum yang melakukan persetujuan terhadap dokumen hukum yang telah disetujui oleh Kasubag. Untuk tahapan-tahapan dari LDH ada beberapa yaitu : 1) Draft : Pembuatan permintaan dokumen hukum. Di tahap ini semua data dapat dirubah oleh pengguna; 2) Cek Admin : Permintaan dokumen hukum menjadi tugasnya Admin Hukum Utama untuk melakukan Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen dan Validasi; 3) Pembuatan : Proses pembuatan Draft Dokumen Hukum yang ada dalam pengaturan oleh Drafter; 4) Peninjauan : Proses persetujuan Draft Dokumen Hukum oleh Kabag dan Kasubag; 5) Pengesahan : Proses pengesahan oleh Pejabat terkait dari masing-masing Biro, Pusat dan Inspektorat; 6) Publikasi : Proses publikasi dokumen Hukum ke website Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum; 7) Selesai: Semua proses dalam Alur Kerja untuk dokumen permintaan ini telah selesai.

Setelah penjelasan alur kerja, sesi dilanjutkan dengan diskusi tanya jawab. Para pengelola LDH yang telah diundang menyampaikan apa saja yang mereka rasakan selama menggunakan aplikasi selama ini, serta keluhan apa saja yang dialami. Menyusul kemudian adalah demo cara pengisian permohonan LDH secara elektronik melalui aplikasi edraft.big.go.id. Setelah itu adalah paparan dari Akbar Hiznu M,  Kepala Subbagian Bantuan Hukum mengenai format peraturan dan keputusan di BIG. Pembahasan terutama terkait substansi seperti : ukuran huruf, spasi, typo, serta format peraturan dan keputusan yang berbeda. Mengakhiri sesi paparan adalah sesi tanya jawab, banyak pembaharuan atau peningkatan aplikasi yang disosialisasikan pada acara workshop tersebut. Para peserta sangat  antusias mengikuti acara workshop tersebut. Harapannya agar kedepannya pelaksanaan LDH semakin baik, dan setiap bagian yang terlibat di dalamnya semakin solid dan dapat bekerja sama dengan baik. (LR)